ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W ZWIĄZKU Z  REALIZACJĄ ZADAŃ STATUTOWYCH PRZEZ

Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy   dane osobowe, gdy składacie Państwo zaadresowane do nas pismo, wniosek, zapytanie, ofertę czyli ogólnie korespondencję lub gdy uczestniczycie w imprezach i uroczystościach organizowanych przez Centrum.

DO KOGO TRAFIAJĄ POZYSKANE DANE   

Dane identyfikacyjne i adresowe oraz wizerunkowe pozyskujemy w trakcie wykonywania przez nas działań przewidzianych dla instytucji kultury i są one przetwarzane przez podmiot nazwany ADMINISTRATOREM DANYCH, którym  jest Gminne Centrum Kultury w Warcie Bolesławieckiej (GCK) z siedzibą w Warcie Bolesławieckiej 29B, 59-720 Raciborowice Górne.  Dla potrzeb nadzoru nad ich przetwarzaniem powołaliśmy inspektora ochrony danych, z którym kontrakt możliwy jest pod adresem mailowym: iod@wartabol.pl lub listownym:  na adres administratora.

W JAKIM CELU SPORZĄDZONA JEST INFORMACJA

Od dnia  25 maja 2018 roku na terenie naszego kraju zaczęły obowiązywać  przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane dalej ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).  To właśnie ten  przepis nakłada obowiązek informowania  o tym, w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane.   Niniejszy dokument  ma za zadanie udzielenie Państwu wymaganych prawem informacji i tym samym spełnienie obowiązku prawnego wynikającego z art. 13 RODO.

CZYM SĄ DANE OSOBOWE I CO OZNACZA ICH PRZETWARZANIE

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie (papierowo) taka jak: zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Gminne Centrum Kultury w Warcie Bolesławieckiej przetwarza dane osobowe w różnych celach, związanych z prowadzoną działalnością (określoną w Statucie i przepisach prawa), przy czym w zależności od realizowanej inicjatywy, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania danych.

SKĄD POZYSKUJEMY PAŃSTWA DANE

Dane osobowe pozyskujemy głównie od Państwa. Podajecie je Państwo dobrowolnie wskazując siebie, jako adresata korespondencji,  oczekując  informacji zwrotnej w załatwianej sprawie.

Dane osobowe zbierane są również w formie danych wizerunkowych, które powstają w trakcie wykonywania zdjęć w czasie imprez organizowanych przez GCK przez pracownika naszej instytucji, w których uczestniczycie Państwo dobrowolnie.

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie, za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania prze niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. do korzystania z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że użytkownik widział określone treści z witryny internetowej – w naszym przypadku pod adresem strony: www.gckwartabol.pl. Pliki cookies wykorzystywane są w szczególności dla zapewnienia utrzymania sesji użytkownika oraz zapisania stanu sesji użytkownika.

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Podane nam dane przetwarzamy w celu realizacji poruszonej w piśmie czy wniosku sprawy, ale też dla udokumentowania prowadzonej działalności kulturalnej i mogą to być:

1. udzielenie odpowiedzi na  zapytanie, rozpoznanie  podania/wniosku o realizację uprawnienia, do którego zrealizowania jesteśmy powołani np. wynajem świetlicy na uroczystości rodzinne, wypożyczenie naczyń,
2. wszczęcie postępowania w sprawie, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa lub w ramach wykonywania władztwa publicznego,
3. opublikowanie galerii zdjęć z imprez i uroczystości organizowanych przez GCK oraz w bibliotekach publicznych wraz ze sprawozdaniami / informacjami  z ich przebiegu,
4. inne działanie związane z działalnością naszej instytucji. 

W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Przetwarzamy głównie dane zwykłe niezbędne do załatwienia sprawy: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL – tylko w celach identyfikacyjnych do umów o wynajem świetlic i naczyń, podpis oraz numer telefonu – dla celów kontaktowych, składany dobrowolnie.

Dla udokumentowania naszej działalności kulturalnej przetwarzamy również dane wrażliwe czyli dane wizerunkowe, które powstają wraz z wykonywanymi w trakcie imprez fotografiami – publikowanymi na naszej stronie internetowej - dokumentującymi ich przebieg oraz w wyniku realizacji prawa do ochrony obiektów gminnych gromadzone w systemach monitoringu wizyjnego. Nie pobieramy danych z innych rejestrów centralnych.

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY DANE?

Państwa dane przetwarzamy wykonując:

1. obowiązek prawny ciążącego na administratorze danych – ten obowiązek nakłada na nas  np. obowiązek przyjęcia i rozpoznania złożonego pisma, 
2. prawo do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym i wykonywania władzy publicznej – które daje nam uprawnienie do  podejmowania  działań na potrzeby i  w interesie lokalnej społeczności,
3. warunki umowy zawartej dobrowolnie na Państwa wniosek.

 JAK DŁUGO PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Dane przetwarzamy wyłącznie przez okres wskazany przez  przepis prawa. Jest on uzależniony od rodzaju przetwarzanych spraw i z tej przyczyny różne są okresy ich przechowywania. Szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są w naszej Instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt.

KTO JEST ODBIORCĄ  DANYCH OSOBOWYCH?

Nie udostępniamy na własność danych żadnym podmiotom komercyjnym. Dane mogą być udostępniane podmiotom do tego uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np.Urząd Gminy) , a także dostawcom usług, których realizacja jest  powiązana z prawem dostępu do danych, między innymi:

1. firmom utrzymującym i serwisującym  serwery informatyczne, na których utrzymujemy nasze dane,
2. kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności,
3. firmom obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności
4. podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w ramach bieżącej działalności,
5. kurierom i poczcie polskiej – w związku z przesyłaną korespondencją,
6. w przypadku monitoringu – agencji ochrony.

Przy przekazywaniu danych w celach wskazanych powyżej stosujemy zasadę minimalizacji danych, udostępniając tylko te dane które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.

Dostęp do tych danych osobowych mogą uzyskać w toku kontroli również uprawnione organy administracji centralnej (np.  NIK,  Urząd Skarbowy, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

JAKIE  PRAWA POSIADA WŁAŚCICIEL DANYCH OSOBOWYCH?

Na każdym etapie przetwarzana danych osobowych osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

1. sprostowania (poprawienia) danych,
2. ograniczenia przetwarzania danych (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do treści złożonego wniosku),
3. dostępu do danych (o informację o przetwarzanych przez GCK danych oraz kopię tych danych),
4. wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 WARSZAWA,  tel. (+48) 228607086,
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na zasadach określonych w art. 21 RODO
6. usunięcia danych,

W przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (na podstawie przepisu prawa) osobie, której dane dotyczą nie przysługuje  prawo do:

1. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na zasadach określonych w art. 21 RODO
2. usunięcia danych,
3. przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

Informujemy również, że dane osobowe przetwarzane przez GCK:

1.  nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
2.  nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione z mocy prawa.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH